Administração do Tempo - Como fazer bem feito
- jsclaudiojr
- 24 de nov. de 2018
- 5 min de leitura
Atualizado: 1 de fev.
Antes de falarmos de Administração do Tempo precisamos responder algumas perguntinhas:
Você sente que falta tempo no seu dia para resolver todas as atividades?
Perde prazos de entrega ou simplesmente esquece de fazer aquela tarefa no trabalho?
Passa do horário para finalizar suas demandas?
Esquece onde guardou algum arquivo importante?
Se você respondeu sim pra alguma dessas perguntas, você provavelmente está fazendo uma má administração do seu tempo e precisa se remodelar, adaptar a sua rotina de acordo com o tempo que tens durante o seu dia. Mas, o que é Administração do Tempo?
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, administrar o tempo não é controlar 100% do seu dia! Sabemos que isso é praticamente impossível! Administrar o tempo é você conseguir organizar seu tempo de forma a realizar suas tarefas em ordem de importância, de forma organizada e otimizada.
Mas, qual a vantagem disso?
A vantagem mais evidente em fazer uma boa administração do tempo é ter mais tempo para realizar suas tarefas. Porém, existem outros benefícios associados a essa prática. Por exemplo, pessoas sem tempo apresentam maiores níveis de estresse, vivem correndo com suas atividades e entregando resultados medianos. Portanto, fazendo uma boa administração do tempo você ganha tempo para realizar todas as suas tarefas dentro dos prazos, e é mais produtivo e não tem problemas de estresse no trabalho.
Gosto muito de conversar com pessoas e dias atrás estava conversando com um médico do trabalho exatamente sobre isso e ele me relatou que no hospital onde ele atende (quando não está realizando os exames médicos ocupacionais) muitos pacientes estão estressados por que não conseguiram cumprir os prazos de entrega de seus trabalhos, que estavam com acúmulo de funções e sofrendo forte pressão do Gestor, que não estavam conseguindo responder todos os e-mails, que estavam brigando com frequência por que seus familiares cobravam a sua presença em casa (jornadas de até 18 horas diárias). Foi uma conversa muito produtiva, tratamos de alguns pontos que podem ajudar a organizar o seu tempo no dia a dia, e quem sabe diminuir o estresse, aumentar a produtividade e qualidade de suas tarefas.
Mantenha o ambiente de trabalho organizado
Organização é o primeiro passo para uma boa gestão do tempo. Você não precisa ser a pessoa mais organizada do mundo, porém, é necessário que seja o suficiente para não perder tempo “no meio da sua bagunça”. Tente criar uma lógica de organização.
Tente pensar: quantas vezes você foi procurar um arquivo no seu computador e não lembrava como o nomeou?
É esse tipo de erro que faz com que você perca tempo e precise refazer trabalhos! Portanto, pare para pensar qual a melhor forma de organização para você, pode ser anotando tudo num caderno, numa lista digital, criando regras e padrões para suas pastas, arquivos e documentos. A decisão é sua, mas é importante seguir uma única regra.
Liste suas tarefas e atividades
Uma vez que você organizou o macro, você deve partir para o micro, identificando todas as suas atividades, rotineiras ou não. Feita a listagem de atividades, você deve organizá-las conforme prioridade e importância, defina uma rotina de execução ou fluxo de tarefas diário ou semanal, e o mais importante: tente manter sua execução.
Diferencie o que é urgente do que é importante
Você já ouviu a frase “O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante” ?
Organizar as tarefas diferenciando-as entre importante e urgente é algo muito utilizado e eficaz mundialmente. Lembre-se:
Importante: São tarefas que exigem planejamento e mais tempo para execução, devem ser pensadas com antecedência.
Urgente: Algo que exige atenção imediata, motivado por prazos.
Importantes e Urgentes: São tarefas consideradas “crises”, algo que pode afetar toda a empresa, tem grande impacto e precisa ser resolvido de imediato.
Importante e não urgente: São tarefas que demandam atenção porque possuem grande relevância para a empresa, como metas e planejamento, porém podem ser desenvolvidas com mais tempo, seu prazo normalmente é mais longo.
Não Importantes e urgentes: Normalmente tarefas que foram procrastinadas ou passaram do prazo, são resultado de falta de organização sua ou da equipe, podendo ser interrupções externas para você resolver.
Não Importantes e Não Urgentes: Estas são as tarefas que você deve evitar ou não dar tanta atenção, uma vez que não são importantes ou urgentes.
Sempre quando uma nova tarefa surgir, faça uma avaliação de onde se enquadra e assim, defina como vai lidar com ela.
Tente manter uma rotina
Uma rotina te ajuda a manter a execução das tarefas dentro do planejado. É importante reservar o tempo necessário para atividades rotineiras, assim, você não atrasa nenhum prazo e não esquece nenhuma atividade importante. Tenha um cronograma de atividades para a semana e para o dia, assim você poderá se organizar sempre que uma demanda surgir.
Execute uma tarefa de cada vez
Quando você tenta fazer tudo de uma vez você acaba não fazenda nada. É importante organizar suas atividades e executá-las uma a uma, do começo ao fim, sem interrupções para fazer outras atividades (quando possível, existirão momentos que você terá que executar mais de uma tarefa).
Por que fazer isso?
Ao começar uma atividade, você leva um tempo para entrar no ritmo, se concentrar no que precisa ser feito e como você irá finalizar. Com as interrupções você irá perder o foco e ter que refazer esse processo várias e várias vezes, perdendo tempo e demorando muito mais para realizar a mesma atividade.
Use ferramentas de organização
Como a gestão do tempo é algo muito relevante no mundo organizacional, diversas ferramentas foram criadas com o foco de otimizar esse processo nas empresas e times. Ferramentas de agenda, organização de tarefas, medição de tempo de tarefa e produtividade de time são oferecidas no mercado e podem te proporcionar muitos benefícios. Por exemplo, ao usar um timesheet online para fazer o controle de horas trabalhadas por projeto, você não só automatiza esse processo como vai possuir informações detalhadas sobre a sua produtividade.
Crie métricas para sua gestão
Métricas são muito importante para qualquer empresa ou profissional, afinal, como você avalia algo sem algum indicador? A era de avaliação a base de feeling e “achismos” acabou, agora as organizações são muito mais data driven. Sendo assim, é importante definir métricas de desempenho pessoal e profissional. Comece definindo suas metas, um período de ação e forma de mensuração.
Por exemplo, você quer saber como está sua produção de relatórios. Para isso, define que esse é um indicador interessante medido por mês, portanto, vai analisar a produção durante um mês todo. Crie um arquivo para anotar toda vez que produzir um relatório e ao final do primeiro mês você terá seu indicador mensal. Faça o mesmo processo no mês seguinte e nos demais, logo você terá uma média da quantidade de relatórios que é capaz de produzir mensalmente, além de poder comparar esses valores entre si e identificar momentos que você foi mais produtivo ou improdutivo.
Sempre Otimize seu processo
Uma vez que você começou a fazer uma boa administração do tempo, você não pode parar. Mantenha o ritmo e sempre foque em otimizar seu processo, use as métricas de desempenho e avalie pontos para melhorar! Procure se informar sobre melhores formas de organização e gestão do tempo, como atualização e lançamento de novos softwares, que possam te ajudar nesse processo. Administrar o tempo não é algo simples no começo, principalmente para àqueles que se denominam “bagunceiros”, porém, isso é uma prática que exige persistência! Comece agora e logo você terá bons resultados!
Uma outra dica bem valiosa também é: SAIBA DIZER NÃO. Quando você é muito solícito e atende a todos em tempo hábil quase sempre as pessoas vão usufruir disto de maneira abusiva. E em 90% destes casos alguma de suas tarefas importantes vão ficar sem ser executada. Aprenda a dizer não de forma educada e compreensiva, pensando em se privar para cumprir seus compromissos. Pense que naquele momento você precisa dar atenção a outra prioridade e avalie a situação: "No momento eu não posso te atender, pois estou muito ocupado(a). Pode ser em outro horário?" é uma das formas educadas de se dizer um não e ganhar tempo para fazer o que se realmente precisa.
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